Costo del personale nel ristorante: quanto deve incidere e quanti dipendenti puoi permetterti

L’incidenza del costo del personale nel ristorante è costo totale del personale (retribuzioni lorde + contributi, 13ª, 14ª e TFR) ÷ fatturato netto × 100. Per sapere quanti dipendenti puoi permetterti, fai il calcolo al contrario. Moltiplica l’incasso netto che prevedi per la percentuale obiettivo, poi dividi per quanto ti costa davvero un’ora di lavoro. In questa guida trovi entrambi i calcoli con esempi in euro, le regole italiane che pesano sul costo (CCNL Turismo, INPS, TFR) e i valori considerati normali.

Risposta breve: una trattoria prevede €12.000 di incasso netto la prossima settimana (senza IVA) e punta a un costo del personale del 30%. Il budget è quindi €12.000 × 30% = €3.600. Supponiamo che un’ora di lavoro, con contributi, mensilità aggiuntive e TFR, costi in media €18 (esempio illustrativo). Allora €3.600 ÷ €18 = 200 ore pagate, cioè circa 5 persone a tempo pieno da 40 ore. Ogni ora in più nei turni esce dal tuo utile.

• Costo totale del personale = retribuzioni lorde + contributi a carico azienda + 13ª e 14ª + TFR + personale esterno (agenzia, extra, collaboratori)
• Incidenza del personale % = costo totale del personale ÷ fatturato netto × 100
• Costo orario pieno = costo annuo totale di un dipendente ÷ ore pagate nell’anno
• Budget personale = incasso netto previsto × percentuale obiettivo
• Ore che puoi permetterti = budget personale ÷ costo orario pieno medio
• Prime cost % = (food e drink cost + costo totale del personale) ÷ fatturato netto × 100

Che cos’è l’incidenza del costo del personale?

L’incidenza del costo del personale è la parte del fatturato netto che spendi per le persone che lavorano nel locale. Si calcola al costo pieno per l’azienda, non solo sullo stipendio in busta paga. Insieme al food cost, è il secondo grande numero da controllare ogni settimana. Il food cost percentuale ti dice se la cucina usa bene le materie prime. Il costo del personale, invece, ti dice se i turni sono adatti al lavoro che fai davvero.

Due regole rendono il numero confrontabile. Prima di tutto, dividi per il fatturato senza IVA. Per la somministrazione di cibi e bevande l’aliquota è il 10%, mentre l’asporto va valutato prodotto per prodotto (Informazione Fiscale). In secondo luogo, conta tutto il costo: lordo di cucina, sala e bar, contributi a carico azienda, tredicesima e quattordicesima, TFR e personale esterno. Se ti paghi uno stipendio, includilo. Se non lo fai, ricorda che il tuo margine comprende anche le tue ore non pagate.

Quanto costa davvero un dipendente in un ristorante in Italia?

Un dipendente del ristorante ti costa la retribuzione lorda di 14 mensilità, più i contributi INPS a carico azienda e il TFR. In altre parole, costa molto più di quanto vedi nelle dodici buste paga mensili. Ecco le voci principali, verificate a novembre 2026:

• 13ª e 14ª mensilità: il CCNL Turismo – Pubblici Esercizi prevede a Natale “una gratifica pari ad una mensilità di retribuzione in atto”. Prevede inoltre una quattordicesima pari alla retribuzione in atto al 30 giugno (ilccnl.it).
• Minimi del CCNL: dal 1° giugno 2026 il 4° livello ha un minimo mensile di €1.692,69 (paga base €1.167,75 + contingenza €524,94), con divisore orario 172 (ilccnl.it). In Italia il riferimento per la paga minima sono i minimi del contratto collettivo applicato.
• Contributi INPS a carico azienda: in media circa il 30–33% della retribuzione lorda secondo money.it. È però un valore indicativo. L’aliquota esatta per i pubblici esercizi dipende da settore, dimensioni e agevolazioni, e non siamo riusciti a confermarla su una fonte ufficiale. Il premio INAIL va aggiunto a parte, quindi chiedi entrambi al tuo consulente del lavoro.
• TFR: si accantona la retribuzione annua diviso 13,5, cioè circa il 6,91% della retribuzione lorda (Coverflex).

Ecco come si sommano queste voci per un dipendente pagato al minimo del 4° livello. Il calcolo è illustrativo, con contributi al 30% e senza INAIL:

Voce	Importo annuo
Retribuzione lorda: €1.692,69 × 14 mensilità	€23.697,66
+ Contributi a carico azienda (30%, indicativo)	€7.109,30
+ TFR (6,91%)	€1.637,51
= Costo annuo totale	€32.444,47
Ore pagate nell’anno (172 × 12)	2.064
Costo orario pieno	€15,72

La paga oraria “da contratto” è €1.692,69 ÷ 172 = €9,84. Eppure l’ora ti costa circa €15,72, cioè il 60% in più. Inoltre le ore lavorate sono meno di quelle pagate, perché ferie e permessi sono retribuiti. Per questo il costo per ora lavorata è ancora più alto. Nel tuo calcolo usa il costo annuo reale di ogni dipendente, che ti fornisce il consulente del lavoro.

Esempio: incidenza del personale con e senza contributi e mensilità aggiuntive

Se guardi solo le buste paga del mese, il costo del personale sembra molto più basso di quello che è. Prendiamo, per esempio, un mese di una trattoria con €50.000 di fatturato netto e €12.000 di retribuzioni lorde mensili (dati illustrativi):

Voce	Importo	% sul fatturato netto
Fatturato netto (senza IVA)	€50.000	100%
Retribuzioni lorde del mese	€12.000	24,0%
+ Rateo 13ª e 14ª (2/12)	€2.000	4,0%
+ Contributi azienda (30% di €14.000, indicativo)	€4.200	8,4%
+ TFR (6,91% di €14.000)	€967	1,9%
= Costo totale del personale	€19.167	38,3%

Guardando solo le buste paga, la trattoria penserebbe di stare al 24%. Il dato vero, invece, è 38,3%. Accantona quindi ogni mese i ratei di tredicesima e quattordicesima. Altrimenti giugno-luglio e dicembre sembreranno mesi disastrosi, e gli altri mesi troppo belli.

Quanti dipendenti puoi permetterti? Calcolalo dai coperti previsti

Il personale che puoi permetterti per un turno è l’incasso netto previsto × la percentuale obiettivo, diviso per il costo orario pieno medio. Costruiscilo turno per turno. Infatti un pranzo tranquillo del martedì e una cena piena del sabato richiedono squadre molto diverse.

Passo 1: prevedi i coperti del turno

Parti dallo stesso turno delle ultime quattro settimane (cassa o prenotazioni). Poi correggi per prenotazioni, meteo, festività ed eventi in zona. Scrivi la previsione, così potrai confrontarla con quello che è successo davvero.

Passo 2: trasforma i coperti in incasso netto

Moltiplica i coperti per lo scontrino medio a persona senza IVA. Per esempio, con uno scontrino medio di €32 IVA 10% inclusa, il netto è €32 ÷ 1,10 = €29,09. Se applichi il coperto, includilo nello scontrino medio, ma sempre nello stesso modo.

Passo 3: fissa il budget del personale

Moltiplica l’incasso netto per la tua percentuale obiettivo. Ricavala dai tuoi conti mensili e dai valori più sotto, non da un locale di tipo diverso.

Passo 4: trasforma il budget in ore per ruolo

Dividi per il costo orario pieno di ogni ruolo e costruisci i turni finché il budget è usato. Prima metti i ruoli fissi, perché qualcuno deve aprire la cucina e stare al forno. Poi aggiungi i camerieri in base ai coperti che ciascuno segue bene. Misura questo numero nella tua sala invece di prenderlo in prestito.

Ecco un sabato sera illustrativo in una trattoria-pizzeria da 70 posti. I coperti sono 140, quindi 140 × €29,09 = €4.073 di incasso netto. Con un obiettivo del 30%, il budget è €1.222. Il titolare ha misurato che un cameriere segue bene circa 35 coperti il sabato, per cui servono quattro camerieri.

Ruolo	Persone × ore	Costo orario pieno	Costo
Capo cuoco	1 × 9 h	€24	€216
Cuoco	1 × 7 h	€17	€119
Pizzaiolo	1 × 7 h	€18	€126
Lavapiatti	1 × 7 h	€15	€105
Camerieri (140 coperti ÷ 35)	4 × 6 h	€16	€384
Barista	1 × 7 h	€16	€112
Totale	61 h		€1.062

€1.062 ÷ €4.073 = 26,1%. Il turno resta quindi dentro il budget di €1.222, con un margine per sostituire chi si ammala. Ora guarda come cambiano le ore che puoi permetterti se cambia solo la previsione. Lo scontrino netto resta €29,09, l’obiettivo il 30% e il costo orario medio €17:

Coperti previsti	Incasso netto	Budget (30%)	Ore che puoi permetterti
80	€2.327	€698	41 h
110	€3.200	€960	56 h
140	€4.073	€1.222	72 h
170	€4.945	€1.484	87 h

Alcune ore però non scendono con i coperti. Anche con 80 clienti ti serve qualcuno in cucina e qualcuno in sala. Per questo i turni tranquilli hanno di solito un’incidenza più alta di quelli pieni. Di conseguenza, il numero da giudicare è quello della settimana o del mese. Lo stesso calcolo vale per l’intera settimana della risposta breve:

Obiettivo personale	Budget su €12.000 netti	Ore pagate a €18	Persone a tempo pieno (40 h)
28%	€3.360	187 h	4,7
30%	€3.600	200 h	5,0
32%	€3.840	213 h	5,3
35%	€4.200	233 h	5,8

Quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato?

Per un ristorante con servizio al tavolo, il costo del personale incide di solito tra il 30% e il 40% del fatturato. Nei format più snelli incide meno. Ecco cosa dicono le fonti:

• TeamSystem: per un ristorante con servizio al tavolo il costo del personale “si colloca in media tra il 30% e il 40%” del fatturato.
• 7shifts: i ristoranti con servizio completo stanno tipicamente tra il 30% e il 35%. Stare sempre sotto il 28% può voler dire che hai poco personale.
• KitchenNmbrs: nella ristorazione il personale vale in genere il 25–35% del fatturato, e la sola cucina circa il 15–20%.

Puoi stare sopra questi valori e andare bene lo stesso. Succede se il tuo food cost è basso (una pizzeria, un bar) e il prime cost resta in linea, oppure se i prezzi pagano un servizio più curato. Al contrario, puoi stare sotto e avere comunque un problema. È il caso del titolare che lavora tutti i turni senza stipendio, o di un servizio che ne soffre. Guarda quindi il personale insieme al food cost. Come tutto questo arriva all’utile lo trovi in quanto guadagna un ristorante.

Come ridurre il costo del personale senza peggiorare il servizio

Riduci il costo del personale adattando le ore al lavoro che fai davvero, non tagliando paghe o lasciando ogni turno scoperto. I risparmi maggiori di solito stanno in pochi turni. Per trovarli, confronta per un mese costo del personale e incasso netto per turno, e parti dai cinque peggiori. Poi scagliona gli ingressi in base a quando si riempie la sala. Se la previsione era troppo alta, manda a casa prima una persona. Infine forma il personale, così il barista può portare i piatti nelle sere tranquille.

Guarda anche i compiti. Prendere le comande, riportarle in cucina e portare il POS al tavolo costano tempo ai camerieri. Con Elegant Menu, la piattaforma per menu QR e ordini, i clienti ordinano dal menu sul telefono. Nei piani a pagamento possono anche pagare online. Gli ordini arrivano su una bacheca in tempo reale e, con il piano Standard, lo scontrino si stampa in automatico. Se questo ti permette di seguire più tavoli per cameriere, misuralo nella tua sala per qualche settimana con il confronto per turno descritto sopra.

E se le ore sono già ridotte all’osso e l’incidenza resta alta? Allora il problema sono gli incassi o i prezzi, non i turni. Ricontrolla i prezzi con la formula del food cost e il costo di ogni piatto. Un prezzo che copre solo gli ingredienti, infatti, non lascia nulla per chi cucina e serve.

Come verificare il tuo vero costo del personale?

Il tuo numero è giusto quando coincide con il costo azienda del prospetto del consulente del lavoro per lo stesso periodo, diviso per il fatturato netto di cassa. Controllalo in tre modi:

1. Ogni settimana dai turni: ore lavorate × costo orario pieno, diviso per l’incasso netto della settimana. È veloce e basta per correggere la rotta.
2. Ogni mese dal consulente: il costo azienda totale, più fatture di agenzie ed extra, più i ratei di 13ª, 14ª e TFR. È questo il numero da confrontare con i valori di riferimento.
3. Previsione contro realtà: confronta i coperti previsti con quelli reali per ogni turno. Se sovrastimi sempre, i turni saranno sempre troppo pesanti, anche con i calcoli giusti.

Se il dato settimanale e quello mensile si allontanano di più di un punto o due, il costo orario che usi nei turni non è aggiornato. In quel caso ricalcolalo con il consulente.

Errori comuni nel calcolo del costo del personale

1. Contare solo il lordo in busta paga. Come mostra l’esempio, contributi, ratei e TFR possono aggiungere più di 14 punti.
2. Dividere per l’incasso con IVA. Così il costo del personale sembra più basso di quanto è.
3. Dimenticare tredicesima e quattordicesima. Vanno ripartite su tutti i mesi, non solo su dicembre e luglio.
4. Giudicare un turno da solo. I turni tranquilli sembrano sempre cari, quindi giudica la settimana e il mese.
5. Lasciare fuori extra, agenzie e titolare. Se qualcuno lavora nel turno, il suo costo fa parte del numero.
6. Tagliare ore invece di sistemare i prezzi. Se i turni sono già essenziali, un’incidenza alta ti dice che prezzi o incassi sono troppo bassi.

Domande frequenti sul costo del personale nel ristorante

Come si calcola l’incidenza del costo del personale?

Dividi il costo totale del personale (lordo, contributi, ratei di 13ª e 14ª, TFR) per il fatturato netto senza IVA e moltiplica per 100. Per esempio, €19.167 di personale su €50.000 di fatturato netto sono il 38,3%.

Qual è una buona percentuale del costo del personale per un ristorante?

Per un ristorante con servizio al tavolo è comune stare tra il 30% e il 40% del fatturato, meno nei format più snelli. Conta però di più che food cost e personale insieme restino sotto controllo.

Quanto costa all’azienda un dipendente di un ristorante?

Costa molto più del lordo mensile: 14 mensilità più contributi e TFR. Prendiamo il minimo del 4° livello del CCNL Turismo – Pubblici Esercizi, con contributi indicativi al 30%. In questo caso un dipendente a tempo pieno costa circa €32.400 l’anno, cioè circa €15,70 per ora pagata (esempio illustrativo, INAIL escluso).

Quante persone servono per 100 coperti?

Dipende dallo scontrino medio e dal costo di un’ora di lavoro, non da un rapporto fisso. Con €29 netti a persona e un obiettivo del 30%, 100 coperti danno un budget di circa €870. Sono circa 51 ore pagate a €17, da dividere tra cucina, sala e bar.

Cos’è il prime cost?

Il prime cost è la somma di food e drink cost e costo totale del personale, in percentuale sul fatturato netto. È il controllo migliore per capire se cucina e turni sono sotto controllo. Infatti un valore basso da una parte può compensare un valore alto dall’altra.

Fai rendere ogni ora di lavoro

Quando i numeri dicono che il personale costa troppo, sistema prima i turni e poi i prezzi. Elegant Menu è gratuito per iniziare: i clienti ordinano dal menu QR e tu cambi i prezzi dal telefono appena i conti lo chiedono.