Porcentaje de coste de personal: ¿cuántos empleados te puedes permitir?

Tu porcentaje de coste de personal es coste laboral total (salarios brutos + costes de empresa) ÷ ventas netas × 100. Para saber cuántos empleados te puedes permitir, dale la vuelta: multiplica las ventas que esperas por tu porcentaje objetivo de personal y divide por lo que te cuesta de verdad una hora de trabajo, incluidas la seguridad social, las vacaciones y la pensión. Esta guía muestra ambos cálculos con ejemplos en euros, qué coste de personal es normal y cómo varían los costes de empresa en Europa.

Respuesta corta: una trattoria espera 12.000 € de ventas netas la próxima semana (sin IVA) y apunta a un coste de personal del 30%. Su presupuesto de personal es 12.000 € × 30% = 3.600 €. Un cocinero que cobra 15,50 € brutos la hora cuesta unos 20 € la hora una vez sumados unos costes de empresa de aproximadamente el 29% (cifras ilustrativas). 3.600 € ÷ 20 € = 180 horas pagadas, o unos 4,5 empleados a jornada completa de 40 horas semanales. Cada hora del cuadrante por encima de eso sale del beneficio.

• Coste laboral total = salarios brutos + seguridad social a cargo de la empresa + vacaciones y pagas extra + pensión + personal de ETT y autónomos
• Coste de personal % = coste laboral total ÷ ventas netas × 100
• Coste real por hora = salario bruto por hora × (1 + % de costes de empresa)
• Presupuesto de personal = ventas netas previstas × % objetivo de personal
• Horas que te puedes permitir = presupuesto de personal ÷ coste real medio por hora
• Prime cost % = (coste de comida y bebida + coste laboral total) ÷ ventas netas × 100

¿Qué es el porcentaje de coste de personal?

El porcentaje de coste de personal es la parte de tus ventas netas que se va en pagar a las personas que trabajan en el negocio, contadas por lo que te cuestan en total y no solo por el salario de su nómina. Es, junto al coste de comida, la segunda gran cifra que controlas semana a semana: el coste de comida te dice si la cocina usa bien los ingredientes y el coste de personal te dice si el cuadrante encaja con el volumen que de verdad haces.

Dos reglas hacen que la cifra sea comparable. Divide por las ventas sin IVA, porque el IVA no es tu dinero. Y cuenta el coste completo del personal: salarios brutos de cocina, sala y barra, las cotizaciones de la empresa a la seguridad social, las vacaciones, las pagas extra que exija tu país o tu convenio, las aportaciones de la empresa a la pensión y el personal de ETT o autónomo. Si te pagas un sueldo, inclúyelo; si no, recuerda que tu margen incluye tus propias horas sin cobrar.

Ejemplo práctico: coste de personal con y sin costes de empresa

Dejar fuera los costes de empresa hace que el personal parezca varios puntos más barato de lo que es. Un mes ilustrativo de un café-bistró en Alemania: 50.000 € de ventas netas y 14.000 € de salarios brutos. Según los tipos de cotización de 2026 publicados por la aseguradora sanitaria TK, la parte de la empresa en los seguros sociales es de aproximadamente el 21% del salario bruto (pensión 9,3%, desempleo 1,3%, salud 7,3% más la mitad de la cotización adicional media del 2,9%, dependencia 1,8%; cálculo propio a partir de los tipos de TK).

Partida	Importe	% de las ventas netas
Ventas netas (sin IVA)	50.000 €	100%
Salarios brutos	14.000 €	28,0%
+ Seguros sociales de la empresa (≈21,15%)	2.961 €	5,9%
= Coste laboral total	16.961 €	33,9%

Mirando solo los salarios brutos, el café creería que está en el 28%, cómodamente «normal». La cifra real es el 33,9%. TK también indica para 2026 los recargos U1 (2,1% general), U2 (0,44%) y de insolvencia (0,15%), y pueden aplicarse otras partidas, así que pide a tu gestoría de nóminas el coste total de empresa por empleado y usa ese.

¿Cuántos empleados te puedes permitir? Calcúlalo a partir de los cubiertos previstos

El número de empleados que te puedes permitir en un turno es igual a las ventas netas previstas del turno × tu porcentaje objetivo de personal, dividido por el coste real medio de una hora de trabajo. Constrúyelo turno a turno, porque una comida tranquila de martes y una cena llena de sábado necesitan cuadrantes muy distintos.

Paso 1: Prevé los cubiertos del turno

Parte del mismo turno de las últimas cuatro semanas en tu caja o tu sistema de reservas y ajusta según reservas, tiempo, festivos y eventos locales. Apunta la previsión para poder compararla después con lo que pasó de verdad.

Paso 2: Convierte los cubiertos en ventas netas

Multiplica los cubiertos por tu gasto medio por cliente sin IVA. Si el ticket medio por cliente es de 32 € con un 10% de IVA incluido (como en la comida de restaurante en Italia), el gasto neto es 32 € ÷ 1,10 = 29,09 €.

Paso 3: Fija el presupuesto de personal

Multiplica las ventas netas por tu porcentaje objetivo de personal. Usa un objetivo que salga de tus propias cifras mensuales y de los rangos que verás más abajo, no un número de otro tipo de local.

Paso 4: Convierte el presupuesto en horas por puesto

Divide por el coste real por hora de cada puesto y monta el cuadrante hasta agotar el presupuesto. Primero los puestos fijos (alguien tiene que abrir la cocina y llevar el pase), después añade camareros según los cubiertos que cada uno de tus camareros atiende bien; mide ese número en tu propia sala en lugar de tomarlo prestado.

Una cena de sábado ilustrativa en un restaurante de 70 plazas: 140 cubiertos × 29,09 € = 4.073 € de ventas netas. Con un objetivo del 30%, el presupuesto de personal es de 1.222 €. El propietario ha medido que cada camarero atiende bien unos 35 cubiertos un sábado, así que cuatro camareros.

Puesto	Personas × horas	Coste real por hora	Coste
Jefe de cocina	1 × 9 h	24 €	216 €
Cocineros	2 × 7 h	19 €	266 €
Friegaplatos	1 × 7 h	16 €	112 €
Camareros (140 cubiertos ÷ 35)	4 × 6 h	17 €	408 €
Barman	1 × 7 h	17 €	119 €
Total	61 h		1.121 €

1.121 € ÷ 4.073 € = 27,5%, dentro del presupuesto de 1.222 €, con unos 100 € de margen para cubrir una baja. Mira ahora cómo cambian las horas posibles cuando solo cambia la previsión (mismo gasto neto de 29,09 €, objetivo del 30%, coste real medio de 19 € por hora):

Cubiertos previstos	Ventas netas	Presupuesto de personal (30%)	Horas posibles
80	2.327 €	698 €	37 h
110	3.200 €	960 €	51 h
140	4.073 €	1.222 €	64 h
170	4.945 €	1.484 €	78 h

Algunas horas no pueden bajar con los cubiertos: con 80 clientes sigues necesitando un cocinero en la línea y a alguien en sala. Por eso los turnos tranquilos suelen tener un porcentaje de personal más alto que los llenos, y por eso la cifra que hay que valorar es el total semanal o mensual. La misma lógica sirve para una semana entera, como en la respuesta corta:

% objetivo de personal	Presupuesto semanal con 12.000 € de ventas netas	Horas pagadas a 20 €	Empleados a jornada completa (40 h)
28%	3.360 €	168 h	4,2
30%	3.600 €	180 h	4,5
32%	3.840 €	192 h	4,8
35%	4.200 €	210 h	5,3

¿Cuánto cuesta de verdad un empleado en Europa?

Un empleado te cuesta su salario bruto más las cotizaciones y prestaciones a cargo de la empresa, que en los países de abajo suman desde menos de una quinta parte hasta alrededor de la mitad, según el país y lo que incluyas (nuestra lectura aproximada de las fuentes de la tabla). Las partidas principales, revisadas en noviembre de 2026 (los tipos cambian cada año, así que confírmalos con tu gestoría de nóminas):

País	Cotizaciones de la empresa	Vacaciones, pagas extra, pensión	Salario mínimo
Italia	Las cotizaciones INPS de la empresa rondan de media el 30–33% del salario bruto (money.it, orientativo)	Pagas 13.ª y 14.ª según el convenio de hostelería CCNL Turismo – Pubblici Esercizi (ilccnl.it); indemnización por cese TFR de aproximadamente el 6,91% del salario (Coverflex)	Salario mínimo fijado por el convenio colectivo
Alemania	Unos 21% de seguros sociales (cálculo propio a partir de los tipos 2026 de TK), más recargos	No encontramos ninguna paga extra obligatoria por ley	13,90 € brutos por hora desde el 1 de enero de 2026 (Bundesregierung)
Países Bajos	Unos 17% para una pequeña empresa con contratos indefinidos (cálculo propio a partir de las primas 2026 publicadas por Rendement); la prima de desempleo es del 7,74% en lugar del 2,74% en contratos flexibles	Paga de vacaciones de al menos el 8% del salario bruto anual (Rijksoverheid); pensión de hostelería, la empresa paga la mitad (KHN)	14,71 € por hora desde el 1 de enero de 2026 (AWVN), 14,99 € desde el 1 de julio de 2026, a partir de 21 años (AWVN)
Noruega	Cotización patronal a la seguridad social del 14,1% en la zona I, más baja en otras zonas (Skatteetaten)	Paga de vacaciones del 10,2%, o del 12% con cinco semanas de vacaciones (Virke); pensión de empresa obligatoria de al menos el 2% (DNB)	Convenio de hostelería de aplicación general; consulta la tarifa vigente en Arbeidstilsynet
Turquía	Parte de la empresa en el SGK del 21,75%, 19,75% tras el descuento de 2 puntos para negocios no industriales, más un 2% de seguro de desempleo (EY Türkiye)	La ley laboral no exige gratificación (ikramiye); depende del contrato o de la práctica (Hukuki Haber)	33.030 TL brutos al mes en 2026 (EY Türkiye)

De aquí salen dos consecuencias prácticas. Primero, en Italia las pagas 13.ª y 14.ª hacen que doce nóminas mensuales subestimen los salarios del año, así que reserva dos doceavos cada mes o tu coste de personal se disparará en verano y en diciembre. Segundo, la paga de vacaciones en Países Bajos y Noruega es un porcentaje del salario anual; si la pagas de una vez, provisiónala también cada mes. Para obtener tu propio coste real por hora, divide el coste total de empresa del año pasado por puesto (de tu gestoría de nóminas) entre las horas trabajadas de verdad.

¿Cuál es un porcentaje de coste de personal normal para un restaurante?

Un porcentaje de coste de personal normal para un restaurante está aproximadamente entre el 25% y el 35% de las ventas netas, con los restaurantes de servicio completo y la alta cocina en la parte alta del rango y algunas fuentes alemanas llegando al 40%. Lo que dicen las fuentes:

• 7shifts: los restaurantes de servicio completo suelen tener costes de personal de entre el 30% y el 35% de los ingresos; estar siempre por debajo del 28% puede indicar falta de personal.
• KitchenNmbrs (Países Bajos): el personal en hostelería suele suponer el 25–35% de los ingresos, y la cocina sola aproximadamente el 15–20%.
• Epos Now, citando un informe de BDO: 25–35% para la mayoría de los restaurantes, del 28,8% en fast casual al 34% en casual dining.
• G wie Gastro (Alemania): los costes de personal suponen el 30–40% de las ventas en muchos negocios de hostelería, y comida más personal no debería quedarse por encima del 65% de las ventas netas.

Tu cifra puede estar por encima del rango y funcionar si tu coste de comida es bajo (una pizzería, una cafetería) y el prime cost se mantiene en línea, o si tus precios son lo bastante altos para pagar más servicio. Puede estar por debajo y ser un problema si el propietario trabaja todos los turnos sin cobrar o si el servicio se resiente. Valora el personal junto con el coste de comida: el prime cost es la cifra que tiene que encajar.

Cómo bajar el coste de personal sin recortar el servicio

Baja el coste de personal ajustando las horas al volumen que de verdad haces, no recortando sueldos ni dejando cada turno corto. El mayor ahorro suele estar en unos pocos turnos: compara durante un mes el coste de personal y las ventas netas por turno y empieza por los cinco peores. Escalona las horas de entrada y salida para que la gente llegue a medida que se llena la sala; manda a alguien a casa antes cuando la previsión era demasiado alta; forma al equipo para varias tareas, de modo que el barman pueda sacar platos en una noche tranquila.

Mira también las tareas. Tomar nota, repetir el pedido a cocina y llevar el datáfono a la mesa ocupan tiempo de los camareros. Con Elegant Menu, la plataforma de menús QR y pedidos, los clientes pueden pedir desde la carta en su móvil y, en los planes de pago, pagar online; los pedidos llegan a un panel de pedidos en directo y, en el plan Standard, los tickets se imprimen automáticamente. Si eso te permite cubrir más mesas por camarero es algo que debes medir en tu propia sala durante unas semanas, con la comparación por turno de arriba.

Si las horas ya están ajustadas y el personal sigue siendo demasiado caro, el problema está en las ventas o en los precios, no en el cuadrante. Revisa tus precios con la fórmula del coste de comida: un precio que solo cubre los ingredientes no deja nada para pagar a quienes cocinan y sirven el plato.

¿Cómo compruebas tu coste de personal real?

Tu cifra de coste de personal es correcta cuando coincide con el informe de coste de empresa de tu gestoría para el mismo periodo, dividido por las ventas netas de tu caja. Compruébalo de tres maneras:

1. Cada semana desde el cuadrante: horas trabajadas × coste real por hora, dividido por las ventas netas de la semana. Rápido y suficiente para ir ajustando.
2. Cada mes desde las nóminas: el coste total de empresa de tu informe de nóminas más las facturas de ETT, más una doceava parte de las partidas anuales (pagas extra, vacaciones, gratificaciones). Esta es la cifra que debes comparar con las referencias.
3. Previsión frente a realidad: compara los cubiertos previstos de cada turno con los reales. Si sobrestimas una y otra vez, el cuadrante siempre irá sobrado, por buenas que sean tus cuentas.

Si las cifras semanal y mensual se separan más de uno o dos puntos, el coste real por hora que usas en el cuadrante está desactualizado; vuelve a calcularlo desde las nóminas.

Errores habituales con el porcentaje de coste de personal

1. Contar solo los salarios brutos. Como muestra el ejemplo alemán, las cotizaciones de la empresa pueden añadir unos seis puntos.
2. Dividir por la caja con IVA. Hace que el personal parezca más barato en la proporción del tipo de IVA.
3. Olvidar las partidas anuales. Las pagas extra, las vacaciones y las gratificaciones que se pagan una vez al año corresponden a todos los meses.
4. Juzgar un turno por separado. Los turnos tranquilos siempre parecen caros; valora la semana y el mes.
5. Dejar fuera la ETT, los autónomos y el sueldo del propietario. Si alguien trabaja el turno, su coste va en la cifra.
6. Recortar horas en vez de corregir precios. Si el cuadrante ya es ajustado, un porcentaje de personal alto te está diciendo que los precios o las ventas son demasiado bajos.

Preguntas frecuentes: porcentaje de coste de personal

¿Cómo se calcula el porcentaje de coste de personal?

Divide el coste laboral total (salarios brutos más costes de empresa) por las ventas netas sin IVA y multiplica por 100. 16.961 € de personal sobre 50.000 € de ventas netas es el 33,9%.

¿Cuál es un buen porcentaje de coste de personal para un restaurante?

Lo habitual es alrededor del 25–35% de las ventas netas, con los restaurantes de servicio completo a menudo en el 30–35%. Coste de comida más personal (prime cost) no debería quedarse por encima de aproximadamente el 65% de las ventas netas.

¿Cuánto personal necesito para 100 cubiertos?

Depende de tus ventas por cubierto y del coste de una hora de trabajo, no de una proporción fija. Con 29 € de gasto neto por cliente y un objetivo del 30%, 100 cubiertos dan un presupuesto de unos 870 €, o aproximadamente 46 horas pagadas a 19 € la hora, a repartir entre cocina, sala y barra.

¿Hay que incluir las cotizaciones de la empresa en el coste de personal?

Sí, incluye siempre la seguridad social a cargo de la empresa, las vacaciones, la pensión y las pagas extra. Sin ellas tu coste de personal sale demasiado bajo y las comparaciones con las referencias son erróneas.

¿Qué es el prime cost?

El prime cost es el coste de comida y bebida más el coste laboral total, expresado como parte de las ventas netas. Es el mejor control único de si la cocina y el cuadrante están bajo control, porque una cifra baja en un lado puede compensar una alta en el otro.

Haz que cada hora de trabajo cuente

Cuando los números dicen que el personal es demasiado caro, corrige primero el cuadrante y después los precios. Elegant Menu es gratis para empezar: los clientes piden desde un menú QR y tú puedes cambiar los precios desde el móvil en cuanto tus números lo pidan.