Break even for restaurant: hvor mange gjester trenger du per dag? (med regneeksempler)

Break even for en restaurant, målt i gjester, regner du ut slik: faste kostnader per måned ÷ dekningsbidrag per gjest. Dekningsbidraget per gjest er det en gjest bruker uten mva, minus kostnadene den gjesten skaper: varekost, kortgebyrer, ekstra timer. Del resultatet på antall åpningsdager, så vet du hvor mange gjester du trenger hver dag før stedet tjener den første kronen. Denne guiden viser utregningen steg for steg, med eksempler i euro og de norske mva-reglene for servering og takeaway.

Kort svar: en restaurant med 40 plasser har €18 000 i faste kostnader per måned. En gjest bruker i snitt €38 inkludert 25 % mva, altså €30,40 uten mva. Hver gjest gir €13,12 i variable kostnader og dermed €17,28 i dekningsbidrag. €18 000 ÷ €17,28 = 1 042 gjester per måned; med 26 åpningsdager blir det 41 gjester per dag (alle tall er eksempler). Fra gjest nummer 42 på en gjennomsnittsdag begynner overskuddet.

• Omsetning per gjest uten mva = beløp inkl. mva ÷ (1 + mva-sats)
• Dekningsbidrag per gjest = omsetning per gjest uten mva − variable kostnader per gjest
• Break even-gjester per måned = faste kostnader per måned ÷ dekningsbidrag per gjest
• Break even-gjester per dag = break even-gjester per måned ÷ åpningsdager
• Nullpunktsomsetning = faste kostnader ÷ dekningsgrad (dekningsbidrag ÷ omsetning per gjest)
• Gjester for et overskuddsmål = (faste kostnader + ønsket overskudd) ÷ dekningsbidrag per gjest

Hva er break even for en restaurant?

Break even (nullpunktet) er den omsetningen, eller det antallet gjester, der inntektene akkurat dekker alle kostnader, slik at stedet verken går med overskudd eller underskudd. Under nullpunktet koster hver måned deg penger; over det går hele dekningsbidraget fra hver ekstra gjest til overskudd, fordi husleie og fast ansatte allerede er betalt.

Mange restauranteiere tenker i gjester heller enn i kroner, fordi gjester er noe du ser i lokalet og kan planlegge for. Utregningen er den samme: når du kjenner dekningsbidraget per gjest, er overgangen mellom gjester og omsetning én multiplikasjon.

Slik regner du ut break even for restauranten i 5 steg

For å regne ut break even deler du månedens kostnader i faste og variable, gjør snittregningen om til omsetning per gjest uten mva, trekker fra de variable kostnadene per gjest og deler de faste kostnadene på det som er igjen. Var én måned uvanlig, bruk snittet av de tre siste.

Steg 1: List opp de faste kostnadene for en måned

Faste kostnader betaler du enten du har 10 eller 100 gjester. For eksempelrestauranten:

Faste kostnader (per måned)	Beløp
Husleie og felleskostnader	€5 000
Fast ansatte inkl. arbeidsgiveravgift, feriepenger og OTP	€10 500
Fast del av strøm, vann og renovasjon	€1 000
Forsikring, regnskapsfører, bevillinger, programvare	€800
Avdrag på lån og leasing	€500
Markedsføring	€200
Sum faste kostnader	€18 000

Regn de ansatte med full kostnad, ikke bruttolønn: arbeidsgiveravgift, feriepenger og obligatorisk tjenestepensjon kommer på toppen (se lønnskostnader i restaurant). Tar du ut lønn selv, hører den med i de faste kostnadene; ellers forutsetter nullpunktet at du jobber gratis.

Steg 2: Finn omsetning per gjest uten mva

Del omsetningen uten mva på antall gjester i samme periode, eller trekk mva fra snittregningen. Med €38 inkludert 25 % mva blir omsetningen per gjest €38 ÷ 1,25 = €30,40.

Steg 3: Finn de variable kostnadene per gjest

Variable kostnader går opp og ned med antall gjester. Per gjennomsnittsgjest i eksempelet:

• Varekost mat og drikke, 30 % av omsetningen uten mva: €9,12 (ditt eget tall kommer fra varekostprosenten hver uke)
• Ekstrahjelp og ekstra timer når det er travelt: €3,00
• Kort- og nettbetalingsgebyrer: €0,50 (bruk prosenten fra oppgjøret ditt)
• Servietter, vaskemidler, tøyvask, takeaway-emballasje: €0,50

Sum: €13,12 per gjest. Provisjon til leveringsplattformer er også variabel, men bare på leveranser; er levering en stor del av omsetningen, regn den som en egen kanal.

Steg 4: Regn ut dekningsbidraget per gjest

€30,40 i omsetning − €13,12 i variable kostnader = €17,28 i dekningsbidrag per gjest. Som dekningsgrad: €17,28 ÷ €30,40 = 56,8 %. Av hver euro uten mva går rundt 57 cent til de faste kostnadene og deretter til overskudd.

Steg 5: Del de faste kostnadene på dekningsbidraget

€18 000 ÷ €17,28 = 1 041,7, rundet opp til 1 042 gjester per måned. Med 26 åpningsdager (stengt én dag i uka) blir det 1 042 ÷ 26 = 40,1, altså 41 gjester per dag. Som nullpunktsomsetning: €18 000 ÷ 56,8 % = rundt €31 670 uten mva per måned. Med 40 plasser er 41 gjester fordelt på lunsj og middag omtrent én full sittning per dag: et mål du kan sammenligne med det lokalet faktisk klarer.

Hvor mange gjester per dag trenger du? Hva mva-feilen koster

Hvor mange gjester du trenger per dag, avhenger bare av dine egne faste kostnader og ditt dekningsbidrag; det finnes ikke et generelt tall. Den vanligste feilen er å regne med beløp inkludert mva, og med 25 % mva blir feilen ekstra stor. Regner du eksempelet med €38 inkludert mva, ser dekningsbidraget ut som €38 − €13,12 = €24,88, og nullpunktet ser ut som €18 000 ÷ €24,88 = 724 gjester per måned: 318 gjester for lite, rundt 12 per dag for optimistisk. Mva-en du tar inn, skal til Skatteetaten; hold den utenfor både inntekter og kostnader.

Hva som flytter tallet mest

Endre ett tall om gangen i eksempelet (€18 000 faste kostnader, €30,40 per gjest, €13,12 variabelt, 26 dager):

Endring	Dekningsbidrag per gjest	Break even-gjester per måned	Gjester per dag
Utgangspunkt	€17,28	1 042	41
Husleie €500 lavere	€17,28	1 013	39
Faste kostnader €1 000 høyere	€17,28	1 100	43
€2 mer per gjest uten mva	€18,68	964	38
Varekost 33 % i stedet for 30 %	€16,37	1 100	43
22 i stedet for 26 åpningsdager	€17,28	1 042	48
Overskuddsmål €4 000 per måned	€17,28	1 274	49

To euro mer per gjest sparer tre gjester om dagen; tre prosentpoeng høyere varekost koster to. Derfor flytter prising og porsjonskontroll ofte nullpunktet mer enn en billigere husleie.

Lunsj og middag med ulik snittregning

Bruker lunsjgjester mye mindre enn middagsgjester, regner du med et vektet dekningsbidrag. Er 40 % av gjestene på lunsj med €9 i dekningsbidrag og 60 % på middag med €21: 0,4 × €9 + 0,6 × €21 = €16,20. €18 000 ÷ €16,20 = 1 112 gjester per måned, 43 per dag. Flytter miksen seg mot lunsj, stiger nullpunktet selv om antall gjester er det samme.

Faste eller variable? Slik sorterer du kostnadene

En kostnad er fast hvis den er den samme når du får flere gjester neste måned, og variabel hvis den øker med hver gjest. Noen krever et valg:

• Ansatte: fast ansatte er en fast kostnad; timer du legger til eller kutter etter antall gjester (ekstrahjelp på lørdag, tilkallingsvakter) er variable. På mange små steder er det meste av lønnskostnadene faste.
• Strøm: del den. Kjøl, lys og oppvarming går uansett; ekstraforbruket på en full kveld er variabelt. Klarer du ikke å dele, legg den til de faste kostnadene for sikkerhets skyld.
• Avdrag: ta dem med hvis du vil ha et likviditetsnullpunkt (nok penger til å betale alt). Regnskapsføreren bruker i stedet renter og avskrivninger.
• Programvare og abonnementer: faste månedsbeløp (kasse, booking, QR-meny) er faste; gebyrer per bestilling eller transaksjon er variable.

Hvordan mva endrer nullpunktet ditt

Mva endrer nullpunktet fordi servering og takeaway har ulike satser i Norge, så fordelingen mellom de to bestemmer hva du sitter igjen med per gjest. Ifølge Skatteetaten beregnes ordinær sats på 25 % når mat selges som del av en serveringstjeneste i lokaler som er tilrettelagt for å spise der, mens mat som selges fra et serveringssted, men ikke er ment å spises der, omsettes med redusert sats (15 %).

En pizza til €15 gir deg dermed €12,00 uten mva når den spises i lokalet, men €13,04 når den tas med. Har du mye takeaway, regn omsetning per gjest separat for de to. Noen kalkulatorer på nett regner med beløp inkludert mva; det stemmer bare hvis alle kostnadene har samme mva-sats som omsetningen, og det skjer nesten aldri, fordi lønn ikke har mva. Sjekk satsene med regnskapsføreren din.

Hva er normalt break even for en restaurant?

Det finnes ingen pålitelig norm for hvor mange gjester per dag en restaurant trenger for å gå i null, fordi det helt avhenger av husleie, bemanning, priser og åpningsdager; vi har ikke funnet et norsk tall med kilde. Det du kan sammenligne, er byggesteinene:

• Varekost pluss lønn (prime cost): ifølge 7shifts (amerikansk kilde) vanligvis 55–65 % av omsetningen; Fourth kaller 60 % den vanlige normen, med problemer fra 65 %; tyske G wie Gastro sier at varekost og personalkostnader samlet ikke bør ligge over 65 % av nettoomsetningen over tid. Er lønnskostnadene dine høye, kan stedet likevel gå rundt hvis varekosten er tilsvarende lav; det er summen som teller.
• Sikkerhetsmargin: nederlandske KitchenNmbrs anbefaler å sikte mot 20–30 % flere gjester enn nullpunktet.
• Husleie: regelen om at husleien bør være 6–10 % av omsetningen gjentas ofte, men en gjennomgang fant ikke noe opphav til den (Katalystos). Bruk den høyst som en grov pekepinn.

Et sted kan ha høyt nullpunkt og likevel gå godt hvis det fyller lokalet jevnt (sentral beliggenhet med høy husleie); et lavt nullpunkt hjelper ikke hvis området ikke engang gir så mange gjester. Det som teller, er avstanden mellom nullpunktet og antall gjester du realistisk kan vente. Hva som skjer med pengene over nullpunktet, finner du i fortjenestemargin for restaurant.

Slik senker du nullpunktet

Du senker nullpunktet på tre måter: lavere faste kostnader, høyere omsetning per gjest eller lavere variable kostnader per gjest. Tabellen over viser at de to siste som regel virker raskest.

1. Prissett retter som gir for lite på nytt. Finn kostpris per porsjon, sett prisene med varekostberegningen, og gjør det samme for drikke med varekost på drikke.
2. Øk snittregningen uten å heve alle priser: en forrett å dele, en dessert, et glass til.
3. Få varekosten tilbake til målet med faste porsjoner og varetelling hver uke.
4. Tilpass de variable timene til antall gjester, ikke til vante turnuser.
5. Gå gjennom de faste kostnadene én gang i året: ubrukte abonnementer, forsikringer, strømavtaler.

En ny pris hjelper først når gjesten ser den. Med Elegant Menu, plattformen for QR-menyer og bestillinger, endrer du en pris på nett, og alle som skanner ser den med en gang, uten å trykke noe på nytt; den innebygde menyassistenten gjennomfører en endring for en hel gruppe retter via chat, og du godkjenner hver endring før den publiseres. En rett som gir for lite, kan du skjule til du har regnet den på nytt.

Hvordan sjekker du ditt virkelige nullpunkt?

Nullpunktet ditt stemmer når en måned med omtrent så mange gjester ender nær null i regnskapet. Sjekk det på tre måter:

1. Mot månedsregnskapet: faktiske gjester minus break even-gjester, ganger dekningsbidraget. Med 1 100 gjester bør eksempelrestauranten tjene omtrent (1 100 − 1 042) × €17,28 = €1 002. Viser regnskapet mye mindre, mangler du en kostnad, eller de variable kostnadene er høyere enn du trodde.
2. Hver uke fra kassen: antall gjester og omsetning uten mva per gjest mot dagsmålet. Tell dagene under nullpunktet, ikke bare summen.
3. Sikkerhetsmarginen: (faktiske gjester − break even-gjester) ÷ faktiske gjester. Med 1 200 gjester i måneden er marginen 13 %: så mye kan antall gjester falle før du går med underskudd.

Regn på nytt når husleie, lønn eller mva endres, når du endrer åpningsdager, og minst hvert kvartal.

Vanlige feil med break even

1. Å regne med omsetning inkludert mva. Med 25 % mva forsvinner rundt 12 gjester per dag i eksempelet.
2. Å dele totale kostnader på snittregningen. Det blander faste og variable kostnader og stemmer bare ved det antallet gjester du allerede har; det sier ingenting om hva som skjer når det endres.
3. Å regne ansatte med bruttolønn. Arbeidsgiveravgift, feriepenger og OTP hører med i de faste kostnadene.
4. Å glemme din egen lønn. Et nullpunkt som bare holder fordi du jobber gratis, er ikke et nullpunkt.
5. Å bruke én måned på et sesongsted. Regn en rolig og en travel måned, og sjekk at hele året kommer over nullpunktet.

Ofte stilte spørsmål om break even for restaurant

Hvordan regner man ut break even for en restaurant?

Del de faste kostnadene per måned på dekningsbidraget per gjest (omsetning per gjest uten mva minus variable kostnader per gjest). €18 000 ÷ €17,28 = 1 042 gjester per måned.

Hvor mange gjester per dag trenger en restaurant for å gå i null?

Del break even-gjestene per måned på antall åpningsdager; det finnes ikke et generelt tall. I eksempelet er det 1 042 ÷ 26 = 41 gjester per dag.

Er lønn en fast eller variabel kostnad?

Fast ansatte er en fast kostnad, timer du legger til eller kutter etter antall gjester er variable. Regn begge med full kostnad, inkludert arbeidsgiveravgift og feriepenger.

Skal break even regnes med eller uten mva?

Uten mva, fordi mva-en du tar inn skal betales videre til staten. Trekk den fra med riktig sats: 25 % på servering og 15 % på takeaway.

Hvor lang tid tar det før en ny restaurant går i null?

Det finnes ikke et pålitelig snitt, så regn det ut for din egen plan: først måneden der antall gjester når det månedlige nullpunktet, deretter investering ÷ månedlig overskudd for antall måneder til investeringen er tjent inn.

Kjenn tallet ditt, og flytt det

Når du vet hvor mange gjester du trenger per dag, har hver pris og hver turnus et tydelig mål. Elegant Menu er gratis å starte med: legg menyen på en QR-kode, ta imot bestillinger fra bordet og endre priser fra mobilen så snart tallene sier det.