Break-even-Point in der Gastronomie: Wie viele Gäste brauchen Sie pro Tag? (mit Beispielen)

Den Break-even-Point in der Gastronomie in Gästen berechnen Sie so: monatliche Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Gast. Der Deckungsbeitrag pro Gast ist der Nettoumsatz pro Gast (ohne MwSt.) minus die Kosten, die dieser Gast verursacht: Wareneinsatz, Kartengebühren, zusätzliche Stunden. Teilen Sie das Ergebnis durch Ihre Öffnungstage, und Sie wissen, wie viele Gäste Sie jeden Tag brauchen, bevor Ihr Betrieb den ersten Euro Gewinn macht. Diese Anleitung zeigt die Rechnung Schritt für Schritt, mit Euro-Beispielen und den deutschen Mehrwertsteuersätzen für Speisen und Getränke.

Kurze Antwort: Ein Gasthaus mit 40 Plätzen hat 16.000 € Fixkosten im Monat. Ein Gast zahlt im Schnitt 33 € brutto (25 € Speisen, 8 € Getränke), das sind 30,09 € netto. Jeder Gast verursacht 13,03 € variable Kosten und bringt damit 17,06 € Deckungsbeitrag. 16.000 € ÷ 17,06 € = 938 Gäste im Monat; bei 26 Öffnungstagen sind das 37 Gäste pro Tag (alle Zahlen beispielhaft). Ab dem 38. Gast eines durchschnittlichen Tages beginnt der Gewinn.

• Nettoumsatz pro Gast = Bruttobetrag ÷ (1 + MwSt.-Satz), getrennt für Speisen und Getränke
• Deckungsbeitrag pro Gast = Nettoumsatz pro Gast − variable Kosten pro Gast
• Break-even-Gäste pro Monat = monatliche Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Gast
• Break-even-Gäste pro Tag = Break-even-Gäste pro Monat ÷ Öffnungstage
• Break-even-Umsatz = monatliche Fixkosten ÷ Deckungsbeitragsquote (Deckungsbeitrag ÷ Nettoumsatz)
• Gäste für ein Gewinnziel = (Fixkosten + Gewinnziel) ÷ Deckungsbeitrag pro Gast

Was ist der Break-even-Point in der Gastronomie?

Der Break-even-Point (Gewinnschwelle) ist der Umsatz oder die Zahl der Gäste, bei der die Einnahmen genau alle Kosten decken, sodass der Betrieb weder Gewinn noch Verlust macht. Darunter kostet Sie jeder Monat Geld; darüber geht der ganze Deckungsbeitrag jedes weiteren Gastes in den Gewinn, weil Miete und Stammpersonal schon bezahlt sind.

Gastronomen denken eher in Gästen (Gedecken) als in Euro, weil man Gäste im Gastraum sieht und planen kann. Die Rechnung ist dieselbe: Wenn Sie den Deckungsbeitrag pro Gast kennen, ist der Wechsel zwischen Gästen und Umsatz eine einfache Multiplikation.

Break-even-Point in der Gastronomie berechnen: 5 Schritte

Um den Break-even-Point zu berechnen, teilen Sie die Kosten eines Monats in fixe und variable, rechnen den Durchschnittsbon in Nettoumsatz pro Gast um, ziehen die variablen Kosten pro Gast ab und teilen die Fixkosten durch den Rest. War ein Monat ungewöhnlich, nehmen Sie den Schnitt der letzten drei.

Schritt 1: Fixkosten eines Monats auflisten

Fixkosten zahlen Sie, egal ob 10 oder 100 Gäste kommen. Für das Beispiel-Gasthaus:

Fixkosten (monatlich)	Betrag
Miete und Nebenkosten	4.500 €
Festangestelltes Personal inkl. Arbeitgeberanteile	9.000 €
Grundkosten Energie, Wasser, Entsorgung	900 €
Versicherungen, Steuerberater, GEMA, Software	800 €
Kredit- und Leasingraten	600 €
Marketing	200 €
Fixkosten gesamt	16.000 €

Rechnen Sie das Personal mit den vollen Kosten, nicht mit dem Bruttolohn: Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung kommen obendrauf (Details in Personalkosten Gastronomie). Zahlen Sie sich selbst ein Gehalt, gehört es zu den Fixkosten; sonst setzt Ihr Break-even voraus, dass Sie umsonst arbeiten.

Schritt 2: Nettoumsatz pro Gast ermitteln

Teilen Sie den Nettoumsatz (ohne MwSt.) durch die Zahl der Gäste im selben Zeitraum, oder ziehen Sie die MwSt. vom Durchschnittsbon ab, und zwar getrennt nach Speisen und Getränken. Bei 25 € Speisen und 8 € Getränken: 25 € ÷ 1,07 + 8 € ÷ 1,19 = 23,36 € + 6,72 € = 30,09 € netto.

Schritt 3: Variable Kosten pro Gast ermitteln

Variable Kosten steigen und fallen mit der Zahl der Gäste. Pro Durchschnittsgast im Gasthaus:

• Wareneinsatz Speisen und Getränke, 30 % vom Nettoumsatz: 9,03 € (Ihre eigene Quote kommt aus dem wöchentlichen Wareneinsatz)
• Aushilfen und Zusatzstunden je nach Gästezahl: 3,00 €
• Karten- und Online-Zahlungsgebühren: 0,50 € (nehmen Sie den Prozentsatz aus Ihrer Abrechnung)
• Servietten, Reinigungsmittel, Wäsche, To-go-Verpackung: 0,50 €

Summe: 13,03 € pro Gast. Provisionen von Lieferplattformen sind ebenfalls variabel, fallen aber nur bei Lieferungen an; ist Lieferung ein großer Teil Ihres Geschäfts, rechnen Sie sie als eigenen Kanal.

Schritt 4: Deckungsbeitrag pro Gast berechnen

30,09 € Nettoumsatz − 13,03 € variable Kosten = 17,06 € Deckungsbeitrag pro Gast. Als Quote: 17,06 € ÷ 30,09 € = 56,7 %. Von jedem Netto-Euro bleiben rund 57 Cent für Fixkosten und danach Gewinn.

Schritt 5: Fixkosten durch den Deckungsbeitrag teilen

16.000 € ÷ 17,06 € = 937,9, also aufgerundet 938 Gäste im Monat. Bei 26 Öffnungstagen (ein Ruhetag pro Woche) sind das 938 ÷ 26 = 36,1, also 37 Gäste pro Tag. Als Umsatz: 16.000 € ÷ 56,7 % = rund 28.216 € netto im Monat. Bei 40 Plätzen sind 37 Gäste über Mittag und Abend weniger als eine volle Belegung am Tag: ein Ziel, das Sie mit dem vergleichen können, was Ihr Gastraum tatsächlich schafft.

Wie viele Gäste pro Tag brauchen Sie? Zweites Beispiel: Pizzeria

Wie viele Gäste Sie pro Tag brauchen, hängt allein von Ihren Fixkosten und Ihrem Deckungsbeitrag ab, eine allgemeine Zahl gibt es nicht; das zweite Beispiel zeigt, wie stark der häufigste Fehler wirkt, das Rechnen mit Bruttowerten. Eine Pizzeria (Beispielzahlen); Speisen im Restaurant werden seit 1. Januar 2026 mit 7 % besteuert, Getränke weiterhin mit 19 % (IHK Frankfurt):

• Durchschnittsbon 24 €: 18 € Pizza und Vorspeisen, 6 € Getränke
• Netto: 18 € ÷ 1,07 + 6 € ÷ 1,19 = 16,82 € + 5,04 € = 21,86 €
• Variable Kosten: Wareneinsatz 27 % (5,90 €) + Aushilfen 2,50 € + Gebühren und Material 0,60 € = 9,00 €
• Deckungsbeitrag: 21,86 € − 9,00 € = 12,86 €
• Fixkosten 11.500 € ÷ 12,86 € = 894,2 → 895 Gäste im Monat, 35 pro Tag bei 26 Tagen

Rechnet der Inhaber mit den 24 € brutto, sieht der Deckungsbeitrag nach 15 € aus und der Break-even nach 767 Gästen: 128 Gäste im Monat oder rund 5 pro Tag zu optimistisch. Die eingenommene MwSt. gehört dem Finanzamt; lassen Sie sie aus Umsatz und Kosten heraus.

Was die Zahl am stärksten bewegt

Ändern Sie im Gasthaus-Beispiel (16.000 € Fixkosten, 30,09 € netto pro Gast, 13,03 € variabel, 26 Tage) jeweils nur einen Wert:

Änderung	Deckungsbeitrag pro Gast	Break-even-Gäste pro Monat	Gäste pro Tag
Ausgangslage	17,06 €	938	37
Miete 500 € niedriger	17,06 €	909	35
Fixkosten 1.000 € höher	17,06 €	997	39
Nettoumsatz pro Gast +2 €	18,46 €	867	34
Wareneinsatz 33 % statt 30 %	16,16 €	991	39
22 statt 26 Öffnungstage	17,06 €	938	43
Gewinnziel 4.000 € im Monat	17,06 €	1.173	46

Zwei Euro mehr pro Gast sparen drei Gäste am Tag; drei Punkte mehr Wareneinsatz kosten zwei. Deshalb bewegen Kalkulation und Portionierung den Break-even oft stärker als eine günstigere Miete.

Mittag und Abend mit unterschiedlichem Bon

Geben Mittagsgäste deutlich weniger aus als Abendgäste, rechnen Sie mit einem gewichteten Deckungsbeitrag. Sind 40 % der Gäste mittags mit 9 € Deckungsbeitrag da und 60 % abends mit 21 €: 0,4 × 9 € + 0,6 × 21 € = 16,20 €. 16.000 € ÷ 16,20 € = 988 Gäste im Monat, 38 pro Tag. Verschiebt sich der Mix zum Mittag, steigt der Break-even, auch wenn die Gästezahl gleich bleibt.

Fix oder variabel? So ordnen Sie die Kosten zu

Ein Kostenblock ist fix, wenn er gleich bleibt, wenn nächsten Monat mehr Gäste kommen, und variabel, wenn er mit jedem Gast steigt. Einige brauchen eine Entscheidung:

• Personal: Festangestellte sind Fixkosten; Stunden, die Sie je nach Gästezahl hinzunehmen oder streichen (Aushilfen am Samstag, Abrufkräfte), sind variabel. In vielen kleinen Betrieben ist der größte Teil der Lohnkosten fix.
• Energie: aufteilen. Kühlung, Licht und Heizung laufen ohnehin; der Mehrverbrauch eines vollen Service ist variabel. Können Sie nicht aufteilen, rechnen Sie sie vorsichtshalber zu den Fixkosten.
• Kreditraten: einrechnen, wenn Sie einen Liquiditäts-Break-even wollen (genug Geld für alle Zahlungen). Ihr Steuerberater rechnet stattdessen mit Zinsen und Abschreibungen.
• Software und Abos: Monatsgebühren (Kasse, Reservierung, QR-Speisekarte) sind fix; Gebühren pro Bestellung oder Transaktion sind variabel.

Wie die Mehrwertsteuer Ihren Break-even verändert

Die Mehrwertsteuer verändert Ihren Break-even, weil in Deutschland Speisen und Getränke unterschiedlich besteuert werden und damit Ihr Getränkeanteil den Nettoumsatz pro Gast bestimmt. Laut IHK Frankfurt gelten seit 1. Januar 2026 für Speisen (Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen) 7 %, für Getränke weiterhin 19 %; eine Ausnahme bei Mitnahme oder Lieferung betrifft Milch und Milchmischgetränke mit mindestens 75 % Milchanteil ohne Alkohol (7 %).

Bei gleichen 33 € brutto bringt ein Gast mit 25 € Speisen und 8 € Getränken 30,09 € netto, ein Gast mit 33 € nur Speisen dagegen 30,84 €. Manche Online-Rechner arbeiten mit Bruttowerten; das stimmt nur, wenn alle Kosten denselben Steuersatz wie Ihr Umsatz haben, und das ist praktisch nie so, weil auf Personalkosten keine MwSt. anfällt. Prüfen Sie die Sätze mit Ihrem Steuerberater.

Welcher Break-even ist in der Gastronomie normal?

Einen verlässlichen Richtwert für Break-even-Gäste pro Tag gibt es nicht, weil er ganz von Miete, Team, Preisen und Öffnungstagen abhängt; eine belegte Zahl für Deutschland haben wir nicht gefunden. Vergleichen können Sie die Bausteine:

• Wareneinsatz plus Personal: Laut G wie Gastro sollten beide zusammen dauerhaft nicht über 65 % des Nettoumsatzes liegen. Internationale Quellen nennen für diese „Prime Cost“ typischerweise 55–65 % (7shifts, USA) bzw. 60 % als üblichen Richtwert, mit Problemen ab 65 % (Fourth).
• Sicherheitspolster: KitchenNmbrs empfiehlt, 20–30 % mehr Gäste als den Break-even anzupeilen.
• Miete: Die Regel, die Miete solle 6–10 % vom Umsatz betragen, wird oft wiederholt; eine Analyse konnte aber keinen Ursprung dafür finden (Katalystos). Nehmen Sie sie höchstens als grobe Orientierung.

Ein Betrieb kann einen hohen Break-even haben und gut laufen, wenn er den Gastraum verlässlich füllt (Innenstadtlage mit hoher Miete); ein niedriger Break-even hilft nichts, wenn die Lage nicht einmal so viele Gäste bringt. Entscheidend ist der Abstand zwischen Break-even und den Gästen, die Sie realistisch erwarten. Was mit dem Geld oberhalb des Break-even passiert, lesen Sie unter Gewinnmarge in der Gastronomie.

Wie Sie Ihren Break-even-Point senken

Sie senken den Break-even-Point auf drei Wegen: Fixkosten senken, den Nettoumsatz pro Gast erhöhen oder die variablen Kosten pro Gast senken. Die Tabelle oben zeigt, dass die letzten beiden meist schneller wirken.

1. Gerichte mit zu wenig Deckungsbeitrag neu kalkulieren. Mit der Rezeptkalkulation den Wareneinsatz pro Portion ermitteln, mit der Kalkulation in der Gastronomie die Preise setzen, für Getränke die Getränkekalkulation.
2. Mehr Umsatz pro Gast, ohne alle Preise zu erhöhen: eine Vorspeise zum Teilen, ein Dessert, ein zweites Getränk.
3. Den Wareneinsatz zurück aufs Ziel bringen mit Portionierung und wöchentlicher Inventur.
4. Variable Stunden an die Gästezahl anpassen statt an Dienstplan-Gewohnheiten.
5. Fixkosten einmal im Jahr prüfen: ungenutzte Abos, Versicherungen, Energieverträge.

Ein neuer Preis wirkt erst, wenn der Gast ihn sieht. Mit Elegant Menu, der Plattform für QR-Speisekarten und Bestellungen, ändern Sie einen Preis online, und jeder Gast, der scannt, sieht ihn sofort, ohne Neudruck; der integrierte Speisekarten-Assistent übernimmt eine Änderung für eine ganze Gruppe von Gerichten per Chat, und Sie geben jede Änderung frei, bevor sie live geht. Ein Gericht mit zu wenig Deckungsbeitrag können Sie ausblenden, bis es neu kalkuliert ist.

Wie prüfen Sie Ihren tatsächlichen Break-even?

Ihr Break-even stimmt, wenn ein Monat mit ungefähr dieser Gästezahl in der Buchhaltung nahe null abschließt. Prüfen Sie ihn auf drei Arten:

1. Mit der monatlichen BWA: tatsächliche Gäste minus Break-even-Gäste, mal Deckungsbeitrag. Bei 1.000 Gästen sollte das Gasthaus etwa (1.000 − 938) × 17,06 € = 1.058 € Gewinn machen. Zeigt die BWA deutlich weniger, fehlt ein Kostenblock oder variable Kosten sind höher als gedacht.
2. Wöchentlich aus der Kasse: Gäste und Nettoumsatz pro Gast gegen das Tagesziel. Zählen Sie die Tage unter Break-even, nicht nur die Summe.
3. Ihr Sicherheitsabstand: (tatsächliche Gäste − Break-even-Gäste) ÷ tatsächliche Gäste. Bei 1.100 Gästen im Monat sind es beim Gasthaus rund 15 %: So stark dürfte die Gästezahl fallen, bevor Verlust entsteht.

Rechnen Sie neu, wenn sich Miete, Löhne oder Steuersätze ändern, wenn Sie Öffnungstage ändern, und mindestens einmal im Quartal.

Häufige Fehler beim Break-even

1. Mit Bruttoumsatz rechnen. Wie die Pizzeria zeigt, verschwinden so mehrere Gäste pro Tag.
2. Gesamtkosten durch den Durchschnittsbon teilen. Das mischt fixe und variable Kosten und stimmt nur bei der Gästezahl, die Sie schon haben; es sagt nichts darüber, was passiert, wenn sie sich ändert.
3. Personal nur mit Bruttolohn ansetzen. Arbeitgeberanteile gehören in die Fixkosten.
4. Den Unternehmerlohn vergessen. Ein Break-even, der nur funktioniert, weil Sie umsonst arbeiten, ist keiner.
5. Bei Saisonbetrieben nur einen Monat rechnen. Rechnen Sie einen schwachen und einen starken Monat und prüfen Sie, ob das ganze Jahr über dem Break-even liegt.

FAQ: Break-even-Point in der Gastronomie

Wie berechnet man den Break-even-Point in der Gastronomie?

Teilen Sie die monatlichen Fixkosten durch den Deckungsbeitrag pro Gast (Nettoumsatz pro Gast minus variable Kosten pro Gast). 16.000 € ÷ 17,06 € = 938 Gäste im Monat.

Wie viele Gäste braucht ein Restaurant pro Tag, um die Kosten zu decken?

Teilen Sie die Break-even-Gäste pro Monat durch Ihre Öffnungstage; eine allgemeine Zahl gibt es nicht. Im Beispiel-Gasthaus sind es 938 ÷ 26 = 37 Gäste pro Tag.

Sind Personalkosten fix oder variabel?

Festangestellte sind Fixkosten, Stunden, die Sie je nach Gästezahl hinzunehmen oder streichen, sind variabel. Rechnen Sie beide mit Arbeitgeberanteilen.

Rechnet man den Break-even mit oder ohne Mehrwertsteuer?

Ohne Mehrwertsteuer, weil die eingenommene MwSt. an das Finanzamt geht. Ziehen Sie sie getrennt ab: 7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke.

Wie lange dauert es, bis ein neues Restaurant die Gewinnschwelle erreicht?

Einen verlässlichen Durchschnitt gibt es nicht, rechnen Sie es für Ihren Plan aus: zuerst den Monat, in dem die Gästezahl den monatlichen Break-even erreicht, dann Anfangsinvestition ÷ Monatsgewinn für die Monate, bis die Investition zurückverdient ist.

Kennen Sie Ihre Zahl, dann verschieben Sie sie

Wenn Sie wissen, wie viele Gäste Sie pro Tag brauchen, hat jeder Preis und jeder Dienstplan ein klares Ziel. Elegant Menu ist kostenlos zum Start: Speisekarte auf einen QR-Code, Bestellungen vom Tisch und Preise vom Handy ändern, sobald Ihre Zahlen es verlangen.